Особенности заполнения некоторых граф отчета по форме № Д4

Форму № Д4 «Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов» (приложение 4 к Порядку № 454 ) (далее — отчет по форме № Д4) должны подавать все страхователи , которые используют труд физических лиц :

1) на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством;

2) по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД) на выполнение работ (предоставление услуг). Исключение — ГПД, заключенные с предпринимателями, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц — предпринимателей.

Обычные работодатели заполняют в Отчете по форме № Д4 только титульный лист и таблицы 1, 5, 6 и 7. С заполнением таблицы 1, как правило, вопросов не возникает. Особенности заполнения отдельных граф таблиц 5, 6 и 7 смотрите в таблицах, данных ниже.

Особенности заполнения отдельных граф таблицы 5 отчета по форме № Д4

Проставляете «1» — если физлицо, которому начислили доход, — гражданин Украины, «0» — если гражданин другой страны

Проставляете категорию застрахованного лица из перечня категорий, приведенного в сноске под Таблицей 5

Новый показатель. Проставляете «1», если ГПД заключен с работником вашего предприятия, для которого данное место работы является основным (работник принят с трудовой книжкой). В противном случае проставляете «0».

Указываете номер, который соответствует регистрационному номеру учетной карточки налогоплательщика (идентификационному номеру).

Указываете полностью Ф. И. О. застрахованного лица: — для граждан Украины — согласно украиноязычной странице паспорта застрахованного лица; — для граждан других стран — согласно заверенному в установленном законодательством Украины порядке переводу на украинский язык паспортного документа

Название этой графы говорит само за себя. Здесь в соответствующей графе указываете: — по принятым (уволенным) в отчетном месяце работникам дату приема на работу (дату окончания трудовых отношений); — по ГПД дату начала/окончания действия ГПД, если она приходится на отчетный период; — по отпускам в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет, для ухода за ребенком от 3 лет до 6 лет — дату начала/окончания отпуска согласно приказу (распоряжению) руководителя

Заполняете, если работник был принят на новое рабочее место (штатную единицу). Важно! Дата (число, месяц и год) создания этого нового рабочего места может не совпадать с датой начала трудовых отношений

По уволенным работникам проставляете статью КЗоТ , на основании которой прекращен трудовой договор

Указываете коды категории застрахованных лиц в соответствии с приложением 2 к Порядку № 454

Данную графу (КТН) заполняете только в случаях, перечисленных в сноске к ней под табличной частью

Указываете месяц и год, за который проведено начисление дохода физлицу

Проставляете количество календарных дней, приходящихся на период болезни работника согласно предоставленному им листку нетрудоспособности

Указываете количество календарных дней, приходящихся на период, когда за работником не сохранялась заработная плата ( ст. 25, 26 Закона об отпусках ).Важно! Эта графа может быть заполнена со знаком «-» , если вам нужно уменьшить количество дней без сохранения заработной платы, отраженных в предыдущих отчетных периодах

Проставляете количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых физлицо находилось в трудовых отношениях (на которые приходится действие гражданско-правового договора на выполнение работ или предоставление услуг).

Важно! Если, кроме заработной платы, работнику начислялись соцстраховские пособия по строке с такими пособиями, это поле остается незаполненным. Если за месяц начислены только больничные и пособие в связи с беременностью и родами, графу 15 заполняете по строке больничных. В строках, в которых приводите пособие по беременности и родам за будущие месяцы отпуска , указываете количество календарных дней отпуска (графа 15 = графа 16)

Обратите внимание: это новая графа. Здесь указываете количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на каждый месяц нахождения работницы в отпуске в связи с беременностью и родами

Указываете суммы зарплаты, вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги) по ГПД, больничных и пособия по беременности и родам без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ. Графа формируется отдельно по каждому застрахованному лицу с учетом следующей очередности отражения выплат при условии их начисления этому лицу в одном отчетном периоде: 1) сумма начисленной заработной платы; 2) сумма вознаграждения по ГПД; 3) сумма больничных и пособия по беременности и родам. Суммы отпускных вносятся в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце с КТН «10». Суммы выплат, начисленных за дни временной нетрудоспособности, отражаете в отдельных строках в поле соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на такой месяц. Также в отдельных строках за каждый месяц указываете пособие по беременности и родам (после распределения по месяцам согласно п.п. 1 п. 4.3 Инструкции № 455 ).Учтите! Если начисление заработной платы проводится за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаете в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления ( п.п. 3 п. 4.3 Инструкции № 455) .Внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только: — при отражении сумм перерасчета зарплаты (дохода), связанной с уточнением количества отработанного времени из-за временной нетрудоспособности и наступлением отпуска в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих периодах; — при отражении сторнированных сумм отпускных и больничных, пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах

Указываете суммы зарплаты, вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги), больничных и пособия по беременности и родам в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ. Эту графу формируете с учетом очередности выплат, указанной в пояснении к графе 17

Указываете сумму ЕСВ, удержанного с дохода работника

Если работник принят на работу с трудовой книжкой (т. е. данное место работы для него основное), проставляете «1». Во всех остальных случаях — «0»

Проставляете «1», если по работнику ведется учет спецстажа или он имеет право на льготы по пенсионному обеспечению. В остальных случаях — «0»

Проставляете «1» в течение 2 лет по работникам, которых приняли на новые рабочие места. В остальных случаях — «0»

Особенности заполнения отдельных граф таблицы 7 отчета по форме № Д4

Проставляем 8-разрядный код основания из Справочника, приведенного в приложении 3 к Порядку № 454. Еще раз подчеркнем, в этот Справочник Миндоходов внесло изменения. Будьте внимательны!

Проставляем: — дату начала трудовых отношений, если работник был принят на работу в отчетном месяце («01» — если принят на работу в предыдущих отчетных периодах) или — дату начала срока действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда, если она приходится на текущий месяц

Проставляем: — дату окончания трудовых отношений, если работник был уволен с работы в отчетном месяце (последнее число месяца (28 — 31) — если трудовые отношения с работником продолжаются) или — дату окончания срока действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда, если она приходится на текущий месяц

Проставляете в зависимости от действующего у вас учета труда вариант необходимой единицы измерения и фактическую продолжительность спецстажа по коду основания

Указываете норму продолжительности работы для ее зачисления за полный месяц спецстажа

Указываете реквизиты приказа о проведении аттестации рабочего места застрахованного лица

В соответствующей строке указываете один из кодов признака «сезон» в зависимости от принятой схемы и результатов учета на производстве с сезонным характером труда. Код 1 — полностью в пределах месяца; код 2 — незавершение в пределах месяца; код 3 — завершение в пределах месяца