Допсоглашение о продлении срока договора

Вариантов продления срока действия договорных отношений множество. К ним относятся заключение нового договора, оформление дополнительного соглашения (далее ДС) или автоматическая пролонгация для дальнейшего сотрудничества.

Довольно часто именно ДС является внесением различных дополнений или изменений пунктов в основной документ. Так как же правильно подготовить дополнительное соглашение, чтобы договор остался действительным? Самое главное в этом вопросе это своевременное его подписание и правильное оформление.

Законодательное регулирование данного вопроса

Некоторые особенности пролонгации договорных отношений предусмотрены в законодательных актах.

Такие условия возможны при установлении доброжелательного отношения между сторонами, в ходе которых между ними установилось доверие. От согласия обеих сторон на дальнейшее взаимодействие зависит период продления действия договора или внесение других пунктов в ДС.

Упоминание о применении документа, по которому период действия договора считается продленным, обосновано не только в Гражданском Кодексе РФ. На него ссылается еще и трудовое законодательство.

Ведь в нем есть нормы, допускающие заключение срочного трудового договора между работником и организацией. Срок его действие прекращается по истечении 5 летнего периода с момента подписания. Однако, если работодатель и работник довольны своими трудовыми отношениями и не хотят их прекращать, то они могут оформить ДС. В данном случае своевременное подписание этого документа является основным критерием для продления контракта на более длительный период времени.

Когда необходимо составление допсоглашения

Довольно часто продолжать период официальных отношений приходится таким партнерам:

• Арендатором и арендодателем;
• Поставщиком и покупателем;
• Работодателем и трудящимся;
• Потребителями и обслуживающей компанией в сфере услуг ЖКХ;
• Подрядчиком и заказчиком.

Разновидностей договоров очень много и большая часть из них требует продления. Поэтому и было введен документ — ДС. Его оформление и подписание позволяет внести любые изменения в текст основного документа, на которые согласны обе стороны.

Однако существуют и разовые договорные отношения, в продлении которых нет никакого смысла. Например, отношение сторон при осуществлении дарения или обмена совершенно бессмысленно продлевать.

Поэтапное оформление продления срока действия договора

В отношении составления ДС о продлении контракта должны выполняться некоторые поочередные этапы:

1. Если сторонами согласовано продление официальных отношений на определенный срок, то необходимо своевременно установить дату его подписания.
2. Инициатор продления дальнейшего сотрудничества должен соответствующим образом оформить и согласовать со второй стороной текст ДС до того момента, как наступит календарное число окончания основного договора.
3. Если в течение времени возникают какие-то дополнительные обязанности или права у одной из сторон по отношению к другой, то они должны быть подробно описаны в ДС.
4. Когда документ подготовлен, то в случае необходимости или если это предусмотрено внутренним распорядком, нужно его согласовать с сотрудниками своего предприятия.
5. Следующим этапом является направление ДС второй стороне для сверки его текста и корректировки, если вторая сторона имеет какие-то замечания к документу.
6. В предоставленном для подписания ДС должны быть изложены все те пункты, которые были окончательно согласованы сторонами и нуждаются в изменениях. Это же касается и срока окончания действия договора.
7. Окончательный вариант ДС должен быть подписан обеими сторонами.
8. После проставления печатей его подшивают к основному договору.

Такой порядок действий выполняется в тех случаях, когда в договоре нет пункта об его автоматической пролонгации.

Структура и содержание данного документа

Если продление срока касается каких-то невыполненных обязательств, то нужно согласовать окончательную дату их выполнения. В любом случае мотивация продления срока должна быть указана в тексте ДС.

Сам текст документа оформляется в таком же порядке, как и основной договор. В нем указывают такую информацию:

1. Номер договора и дату его подписания, к которому это ДС относиться.
2. Календарное число и населенный пункт в момент подписания ДС.
3. Полное и сокращенное наименование организаций.
4. Должность и ФИО лиц, чьи подписи будут стоять в документе.
5. С какого момента ДС набирает юридическую силу и соответственно продлевает срок действия.
6. Номер пункта в контракте, текст которого меняется, с подробным описанием того, что было указано и в какой редакции необходимо его читать после подписания ДС.
7. Завершать документ должны данные о реквизитах сторон и подписи руководителей или физического лица.

Данные о сторонах, которые подписывают ДС, должны быть достоверными, а на подписях руководителей компаний проставляется оттиск печати.

Условия оформления, регистрации и хранения

По всеобщему принципу внесение каких-либо изменений и дополнений в договор необходимо осуществлять в том же порядке, как и основной документ.

Это предусматривает соблюдение таких правил:

1. Суть изменений ДС должна быть изложена бумаге и оформлена, по тому же принципу, что и договор.
2. В тех случаях, если требуется регистрация документа, то это условие необходимо выполнить в отношении всех ДС, прилагаемых к нему.
3. ДС должны быть завизированы нотариусом, если такую же процедуру прошел основной договор.

Остальные требования к оформлению ДС по вопросу пролонгации сведены к минимуму. В его текст достаточно внести реквизиты сторон, порядковый номер, дату подписания договора и окончательный срок, до которого он будет еще действителен. Обычно составление ДС начинают с копирования преамбулы договора, а затем уже вписывают пункты в старой и новой редакции.

Другие способы продления срока действия договора

Если стороны сотрудничают давно и доверяют друг другу, то они могут согласовать продление периода сотрудничества путем обмена писем. Обычно инициатор направляет в адрес своего партнера письменное обращение или предложение о пролонгации их договорных отношений, и получает ответ о согласии второй стороны на такие действия.

Чтобы придать юридическую значимость переписке в основном документе должен быть пункт, на основании которого письма между партнерами признаются правовыми документами. Но нужно иметь в виду, что в некоторых случаях такой вид внесения изменений в договор довольно рискованный способ. В некоторых случаях возможна фальсификация наличия такого письма или отрицание недобросовестным партнером факта его получения.

Наиболее легкий вариант ежегодного продления контракта — это, конечно же, наличие пункта в нем, в котором заранее предусмотрена и описана процедура пролонгации. Для этого необходимо указать, что в случае отсутствия письменного обращения одного из партнеров к другому о прекращении действия сотрудничества, действие контракта продлевается на следующий календарный год. Такая формулировка освободит стороны от процедуры ежегодного подписания ДС, в котором будет указан новый период окончания сотрудничества.

Особенности продления некоторых видов договоров

Так же как и основные договора есть некоторые нюансы оформления ДС, которые касаются в зависимости от сути или предмета соглашения. Рассмотрим подробнее, какие особенности бывают у разных видов договорных отношений.

Если у организации с рабочим заключен срочный трудовой договор, то необходимо тщательно следить за датой его окончания, чтобы своевременно подписать ДС о дальнейшем сотрудничестве. Нельзя пропустить такого упущения, поскольку это влечет приостановление договорных обязательств из-за прекращения срока действия документа.

Чтобы сохранить официальные трудовые отношения с сотрудником, срок контракта которого подходит к концу нужно заранее подготовить к подписанию один из документов:

• составить новый договор;
• оформить ДС о продлении сроков действующего соглашения.

Однако подписание нового контракта может повлиять на стаж работника, начисление отпускных дней, выплат по социальному страхованию и т.п. Поэтому для трудящегося более выгодный вариант — это заключение с предприятием ДС на продление сроков договора или о переводе его в постоянный штат сотрудников.

Разъяснения Рос Труда в отношении норм ТК РФ подтверждают возможность внесения изменений во все виды трудовых договоров. Поэтому подписание ДС к контракту о продолжении работы сотрудника на предприятии не противоречит закону.

В законодательстве не существует утвержденного бланка ДС, поэтому его составляют в произвольной форме. Вначале указывают основания сторон, по которым они соглашаются продлить трудовые отношения.

Сам документ о продлении срока действия срочного трудового договора должен быть обязательно оформлен письменно и включать такие пункты:

• на каких условиях стороны согласны продлить действие контракта;
• окончательную дату продленного срока сотрудничества;
• обоснование ДС.

Обратите внимание! Трудовое законодательство запрещает продлевать сроки срочного договора высшему руководству компании, в том числе и директору.

Правила и порядок продления трудовых договоров рассмотрены в следующем видеоматериале:

Как и во всех случаях ДС о продлении срока займа должно содержать данные о номере договора, дате его подписания и название.

Далее возможны варианты его оформления:

1. Если первичный документ содержит пункт о продлении сроков, то ссылаются на него и указывают новую дату окончания договорных отношений. При этом не обязательно обосновывать причины продления периода партнерских обязательств.
2. Если необходимо произвести изменения, касающиеся не только срока окончания договора, а еще и других пунктов основного контракта, то это также заноситься в текст ДС.
3. Если договор нужно просто пролонгировать без внесения изменений, то в ДС описывают причины его продления и указывают, что другие условия договора не изменяются.

Обязательно в ДС описывают момент, с которого оно набирает юридическую силу.

Нюансы автоматической пролонгации

Увеличить срок действия договорных обязательств автоматически можно двумя способами:

1. В текст договора включить пункт, который гласит, что он будет ежегодно пролонгироваться до тех пор, пока одна из сторон не отправит своему партнеру уведомление о его расторжении.
2. В контракте указать, что вся переписка между компаниями будет иметь юридическую силу. На основании такого пункта одним из участников договорных обязательств направляется письмо в электронном или бумажном виде с предложением о пролонгации договора. Действие документа продлевается после получения письма от второго партнера, в котором он подтверждает свое согласие.

Нужно также знать, что в некоторых случаях пролонгация автоматическая предусмотрена даже в законе. Например, соглашения о доверительном управлении, туристическом страховании и услугах ЖКХ.

Поскольку строго установленных правил подписания ДС не утверждено, поэтому в каждом отдельном случае оно составляется в произвольной форме. Но в нем обязательно должна содержаться информация об основном договоре, реквизитах сторон, сроке продления и дате вступления в силу. В конце документа должны стоять подписи каждого партнера и оттиски печатей (если они есть в наличии). ДС обязательно подшивают к основному договору и хранят совместно с ним.

Правила построения отчета “Контроль даты продления договора” в 1С рассмотрены в данном видеоуроке: