Практическая работа №1 по MS ACCESS. Создание таблиц, запросов, форм, отчётов

Практическая работа №1 по MS ACCESS. Создание таблиц, запросов, форм, отчётов

Цель работы: MS ACCESS — формирование общих представлений о возможностях системы по созданию таблиц в базе данных, запросов, разработке форм, созданию отчётов.

Задание: Средствами СУБД MS ACCESS создайте файл базы данных с именем Фамилия.accdb , создайте таблицу (структура таблицы приведена ниже), заполните её конкретными данными, просмотрите и откорректируйте созданную таблицу.

На основе созданной таблицы создайте запрос , разработайте форму и сформируйте отчет . Для выполнения указанного задания необходимо выполнить следующую последовательность шагов:

  1. Запустите СУБД Access. Для запуска СУБД Access нажимаем кнопку Пуск, Программы, MSAccess. После запуска Access появляется окно, в котором пользователю предлагается: создать Новую пустую базу данных , выбрать Шаблоны из Интернета или открыть Последнюю базу данных.
  2. Создайте Новую базу данных (файл базы данных с именем Ф амилия.accdb ). Для этого:
  • Щёлкаем по кнопке Новая база данныхСоздать Базу данных
  • введите имя файла – Фамилия (расширение присваивается автоматически) и нажмите Создать ;
  • в окне базы данных по умолчанию Вам предлагается создать структуру таблицы в режиме Таблицы. Нажмите кнопку Режим и выберите режим Конструктор ;
  • введите имя таблицы: Моя таблица
  • заполните колонки Имя поля и Тип данных данными из табл. 1. Первое поле: Код и тип поля Счётчик о ставляем их без изменения.
Имя поля Тип данных Описание Фамилия Текстовой Должность Текстовой Год рождения Числовой Оклад Денежный
  • после заполнения таблицы закройте окно Моя таблица (щелчком правой кнопки по ярлычку Моя таблица и выбора пункта Закрыть ) . На вопрос Сохранить изменения…? ответьте Да .

3. Заполните базу данных ACCESS . Для этого:

  • в Области переходов двойным щелчком по имени таблицы Моя таблица : таблица открываем таблицу и последовательно заполните её следующими данными: (табл. 2);
Иванов И.И. директор Петров П.П. гл. бухгалтер Сидоров С.С. зам. директора Васильев В.В. ст. экономист Иванова А.А. референт Петрова Б.Б. комендант
  • после заполнения базы закройте окно Моя таблица.

4. Внесите изменения в созданную базу данных (отредактируйте базу). Для этого:

  • в Области переходов откройте таблицу Моя таблица : таблица ;
  • в пустую нижнюю строку введите новую запись. Например:
Жуков Ж.Ж. вахтер
  • закройте окно Моя таблица : таблица.

5. Уничтожьте одну из записей в базе данных. (Например: Петрова Б.Б.). Для этого:

  • в Области переходов откройте таблицу Моя таблица : таблица;
  • выберите нужную строку, выделите ее (укажите на начало этой строки курсором мыши и щёлкните её);
  • нажмите клавишу Del и подтвердите намерение кнопкой Да .

6. Произведите сортировку базы данных по алфавиту. Выделите столбец с фамилиями, перейдите на вкладку Главная , в группе Сортировка и фильтр щёлкните по кнопке по возрастанию .

7. Произведите сортировку базы данных по годам рождения. Для этого:

  • выделите нужный столбец и и щелкните по кнопке .
  • закройте окно Моя таблица ;

8. Измените структуру базы данных, добавив новое поле. Для этого:

  • откройте таблицу Моя таблица : таблица в режиме Конструктор ;
  • вставьте пустую строку после строки Должность . Для этого выделите строку Год рождения и нажмите кнопку Вставить строки. Введите новое поле с именем Телефон и типом Текстовый ;
  • закройте окно. На вопрос Сохранить? ответьте Да .

9. Откройте базу данных. Заполните вновь введённое поле конкретными значениями номеров телефонов. Если вводимые номера телефонов незначительно отличаются друг от друга, то , для ускорения процесса ввода, можно использовать команды Копировать и Вставить из контекстного меню. В результате таблица базы данных приобретет следующий вид (табл.3):

Жуков Ж.Ж. вахтер 39-18-51 Сидоров С.С. зам. директора 33-14-47 Иванов И.И. директор 30-12-45 Васильев В.В. ст. экономист 34-15-48 Петров П.П. гл. бухгалтер 31-13-46 Иванова А.А. референт 35-16-49

10. Закройте окно Моя таблица : таблица ; На вопрос Сохранить? ответьте Да .

11. Осуществите поиск записи по какому-либо признаку (например, по фамилии). Для этого:

  • откройте таблицу базы данных;
  • выделите столбец с фамилиями;
  • нажмите кнопку Найти на вкладке Главная ;
  • в окне Поиск и замена введите образец для поиска (например, Иванов );
  • установите условие совпадения (например, С любой частью поля ) . Нажмите кнопку Найти далее;
  • в таблице базы данных выделится фамилия Иванов И. И. Нажмите кнопку Найти далее . В таблице базы данных выделится фамилия Иванов А. А. Нажмите кнопку Закрыть.

12. Произведите поиск данных с помощью фильтра. Пусть, например, требуется найти запись, содержащую данные о главном бухгалтере. Для этого:

  • в таблице Моя таблица выделите поле Должность, нажмите кнопку Дополнительно (Параметры расширенного фильтра) и выбираем ИзменитьФильтр;
  • щёлкаем по клетке под именем поля Должность , нажимаем кнопку и выбираем гл.бухгалтер;
  • нажмите кнопку Применить фильтр . В результате на экране появится часть таблицы, содержащая искомые данные;
  • для отказа от фильтра нажмите кнопку Дополнительно,Очистить всефильтры;
  • нажмите кнопку Закрыть.

13. Создайте первый запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Для этого:

  • выведите на экран окно Моя таблица : таблица ;
  • выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.
  • в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица , нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть;
  • в нижней части окна Запрос1 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Фамилия ;
  • во 2-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Год рождения;
  • в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить . В результате появится окно Запрос1 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными;
  • нажмите кнопку Закрыть . На вопрос Сохранить? ответьте Да и сохраните под именем Запрос1.

14. Создайте второй запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1960 г. и получают оклад менее 20000 руб. Для этого:

  • выведите на экран окно Моя таблица;
  • выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов;
  • в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица, нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть ;
  • в нижней части окна Запрос2 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Фамилия ;
  • во 2-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Год рождения;
  • в строке Условия отбора во 2-ой колонке введите условие >1960;
  • в строке Поле в 3-ей колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Оклад ;
  • в строке Условия отбора в 3-ой колонке введите условие <20000 ;
  • в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить . В результате появится окно Запрос2 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными;
  • Нажмите кнопку Закрыть . На вопрос Сохранить…. ответьте Да и сохраните под именем Запрос2 .

15. Создайте форму. Пусть требуется вывести на экран данные, содержащиеся в заполненной базе данных отдельно для каждого сотрудника по форме “В один столбец“. Для этого:

  • выберите вкладку Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы;
  • выберите строку Мастер форм;
  • в окне Создание форм выбирайте необходимые поля нажимая кнопку . Например, можно выбрать поля: фамилия, телефон, должность, оклад. Нажмите кнопку Далее ;
  • выберите внешний вид формы В один столбец и нажмите кнопку Далее ;
  • выберите стиль формы. Например, Изящная , нажмите кнопку Далее ;
  • введите имя формы. Например, Список сотрудников . Нажмите кнопку Готово . На экране появится окно с данными по выбранной форме;
  • нажмите кнопку Закрыть .

16. Создайте новую форму, которая будет отражать все данные, содержащиеся в заполненной базе данных, для всех сотрудников в табличной форме. Ваши действия по созданию новой формы аналогичны действиям, описанным в п.15

17. Создайте отчёт. Для этого:

  • выберите вкладку Создание в группе Отчёты нажмите кнопку Мастеротчётов;
  • в окне Создание Отчётов с помощью кнопки выберите в качестве источника данных строку Моя таблица;
  • в окне Создание отчетов выберите поля, нажимая кнопку Например: фамилия, должность, оклад.Нажмите кнопку Далее .
  • в окне Создание отчетов на запрос Добавить уровни группировки? нажмите кнопку Далее.
  • выберите порядок сортировки — по фамилии. Нажмите кнопку Далее.
  • выберите вид макета отчета и ориентацию. Например, табличный, альбомная. Нажмите кнопку Далее.
  • выберите стиль отчета (например, Трек) и нажмите кнопку Далее .
  • введите имя отчета. Например, Штатное расписание. Установите флажок в строке Просмотр отчета. Нажмите кнопку Готово . На экране появится отчет в виде таблицы.

18. Создайте отчёт о проделанной работе, в котором:

  • представьте обзор типов данных и свойств полей;
  • опишите назначение Полей подстановок;
  • дайте понятие Ключевого поля и опишите виды ключей;
  • опишите назначение свойства Индексированное поле;
  • опишите назначение таблиц, запросов, форм, отчётов.

19. Сохраните файл базы данных и отчёт в Яндекс.Диск → Access.

20. Закройте MS Access.

Приглашайте друзей на мой сайт

Поддержите проект! Выберите один из вариантов платежа:

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎