6-НДФЛ - 2016: как заполнить справку правильно?

В 2016 году вводится новая форма отчётности для плательщиков налогов на доходы физических лиц – 6-НДФЛ. Эта декларация не отменяет прочих других. 6-НДФЛ добавляется в перечень отчётных документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с наемными сотрудниками. Заполнять 6-НДФЛ обязательно физическим лицам, работающим по трудовому контракту.

6-НДФЛ: общие сведения

Налоговый агент (налогоплательщик) сдает декларацию 6-НДФЛ ежеквартально. В 2016 г. отчётная документация сдается по расписанию:

• по итогам I квартала – не позднее 30.04.2016 г.,
• по итогам полугодия – не позднее 30.07.2016 г.,
• по итогам 9 месяцев – не позднее 30.10.2016 г.,
• по итогам 2016 года – не позднее 01.04.2017 г.

Работатели подают сведения по всему нанятому персоналу с нарастающим итогом. В 6-НДФЛ юрлица отражают данные с начала календарного года. В декларации 6-НДФЛ за текущий отчетный период отражают доходы физлиц, исчисленные и удержанные суммы НДФЛ. Отличие нового документа от справки 2-НДФЛ – подача сведений по всему предприятию.

Компании штатом 25 человек предоставляют декларацию 6-НДФЛ в распечатке (на бумажном носители). Всех остальные подают документ в электронном виде. Декларацию 6-НДФЛ подают в отделение ИФНС по месту регистрации юридического лица. Обособленные подразделения фирм сами оформляют и подают отдельную декларацию в налоговые органы.

6-НДФЛ: бланк декларации

Документ по форме 6-НДФЛ, включает титульный лист и 2 раздела:

1. Обобщённые показатели.
2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц.

На сайте желающий скачать бланк 6-НДФЛ в электронном виде,сделает это “в один клик”.

Важно: предлагаемая форма документа машиночитаемая: заполняйте 6-НДФЛ по регламенту. Распечатанный бланк заполняйте вручную чернилами чёрного цвета. Избегайте помарок, исправлений, ошибок. Пишите легко читаемыми буквами. Декларация 6-НДФЛ предполагает, что символы располагаются строго в границах ячеек. Нарушение правил заполнения декларации приведёт к отказу в принятии документа налоговой службой. Если это произойдет, вы не сдадите 6-НДФЛ вовремя..

Как заполнить форму 6-НДФЛ?

Алгоритм расчёта данных и Порядок заполнения формы 6-НДФЛ указан в Приказе Федеральной налоговой службы РФ №ММВ-7-11/450@ от 14 октября 2015 года.

1. Для обособленных филиалов указываем их КПП и ОКТМО. ИНН проставляют по головной компании.
2. Указываем номер корректировки (при первом варианте указываем 000, далее – 001, 002 и т. д.)
3. Отражаем период проставления отчётности (за I квартал – 21, за 6 месяцев – 31, за 9 месяцев – 33, за 2016 г. – 34).
4. Налоговый период – 2016.
5. Код налогового органа (указываем 4 цифры, 2 из которых – номер региона, последние две – код инспекции).
6. Код по месту нахождения (код берём из Приложения №2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ).
7. Прописываем краткое или полное наименование налогоплательщика (налогового агента) (название предприятия).
8. Проставляем код ОКТМО (при наличии нескольких, подготовьте отдельные декларации по каждому филиалу).

• Строка 010 – указывается налоговая ставка организации (13%, 15%, 30%, 35%). При использовании нескольких ставок одновременно, дополните декларацию дополнительными листами Раздела 1, где заполните только первый блок (итоговые данные приводятся один раз). Таким образом, в первый блок укажите общие цифры по отдельной налоговой ставке.
• 020 – проставляем начисленные нарастающим итогом доходы всех работников организации.
• 025 – проставляем сумму дивидендов, уплаченных всем работникам (при наличии).
• 030 – указываем общую сумму налоговых вычетов с начала года.
• 040 – вносим величину полного исчисленного НДФЛ.
• 045 – указываем налог с дивидендов (при их наличии).
• 050 – заполняется при наличии работников-иностранцев, привлечённых на патентной основе.
• 060 – количество физических лиц, получивших от организации какие-либо выплаты (доходы) за отчётный период.
• 070 – указываем общую сумму удержанного налога по всем налоговым ставкам.
• 080 – проставляем сумму НДФЛ, которая не удерживалась.
• 090 – проставляем сумму НДФЛ, удержанную ошибочно и возвращённую работникам.

При отсутствии данных в первую клетку строки проставляем ноль.

В этот раздел вносится информация только по последнему кварталу. Даты и перечисленные суммы должны отражаться в хронологическом порядке.

• Строка 100 – указываем день получения работниками предприятия дохода.
• 110 – указываем день удержания налога предприятием (дата совпадает с днём выплаты заработной платы).
• 120 – указываем дату перечисления налоговых средств в бюджет (для выплаченной заработной платы – не позже дня после выплаты; для уплаченных больничных и отпускных – до конца календарного месяца).
• 130 – проставляем денежную сумму, выданную на руки работникам в день, указанный в строке 100 (без вычета налога).
• 140 – указываем величину налога на доходы физлиц, удерживаемую с выплаченной суммы.

Для справки: декларация налогового агента, не содержит пустых полей и клеток. После проведения расчётов и оформления отчётного бланка 6-НДФЛ следует проставить прочерки во всех оставшихся пустых клетках. Это касается и титульного листа (включая поле с названием предприятия).

На нашем сайте можно скачать образец заполненной формы 6-НДФЛ со всеми расчётами.

Расчет 6-НДФЛ: нюансы, нормативная база

Строгое соблюдение порядка расчёта – гарантия корректного заполнения декларации. Ошибка на предыдущем этапе заполнения, автоматически сделает последующие данные недостоверными. Одна неправильная цифра сделает декларацию 6-НДФЛ неверной. Это повод для отказа в принятии документа налоговой службой.

При заполнении формы и осуществлении расчётов рекомендуют использовать следующие нормативные акты:

• Налоговый кодекс РФ (статья 226); .;
• Информация ФНС «ФНС России разъяснила новый порядок расчета НДФЛ налоговым агентом» от 26 ноября 2015 г.;

и Письмами Федеральной налоговой службы России:

• № БС-4-11/23300@ от 30 декабря 2015 г.; ;
• № БС-3-11/553@ «По вопросу заполнения формы 6-НДФЛ» от 12 февраля 2016 г.
• № БС-4-11/3058@ «В отношении заполнения и представления формы 6-НДФЛ» от 25 февраля 2016 г.
• № БС-4-11/3852@ «О направлении Контрольных соотношений» от 10 марта 2016 г.
• № БС-4-11/4222@ от 15 марта 2016 г.

При указании доходов и сумм исчисленных НДФЛ используют показания в полных рублях. Значения ниже 50 копеек не учитывают. Суммы от 50 копеек округляют в сторону повышения. Если предприятие ведёт учёт расходов и доходов в иностранной валюте, то в декларацию вносят суммы в рублях, рассчитанные по курсу Центробанка РФ на дату фактического расходования или получения средств.

6-НДФЛ: о способе представления и ответственности за непредставление формы налоговому агенту

Согласно Приказу ФНС России №ММВ-7-11/450@ от 14 октября 2015 г., декларацию ф. 6-НДФЛ можно представить:

• лично (либо через доверенное лицо (представителя),
• с использованием электронных средств связи (по требованиям электронного документооборота).

Дата представления отчётности считается согласно способу предоставления 6-НДФЛ: дата визита в отделение ИФНС, дата отправления почты, дата отправки электронного документа.

Для нарушителей, пропустивших сроки подачи налоговой декларации 6-НДФЛ, Налоговый кодекс Российской Федерации (согласно статьи 226 и п. 1.2 ст. 1260) предусматривает административную ответственность в виде штрафа в размере 1 тысячи рублей за каждый полный или неполный месяц, прошедший с момента последнего дня сдачи документа в ИФНС.

Кроме того, просрочка предоставления (отправки) документа более чем на 10 дней означает приостановку всех операций налогового агента по банковским счетам, а также переводам электронных денежных средств. Ещё одна статья Налогового кодекса (ст. 126.1) позволяет штрафовать налоговых агентов на 500 руб. за каждый документ с обнаруженными сотрудниками ИФНС ошибками, помарками, исправлениями или недостоверными сведениями.