ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ И СВОДНЫЕ КАРТОЧКИ УЧЕТА СУММ ВЫПЛАТ В ПОЛЬЗУ РАБОТНИКОВ, СУММ ЕСН И СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ НА ОПС
В целях организации ведения налогоплательщиками учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (ОПС) (налогового вычета) МНС Приказом от 27.07.2004 №САЭ-3-05/443 утвердил формы индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета), а также порядок их заполнения.
Указанные индивидуальные карточки разработаны в целях организации ведения налогоплательщиками вышеуказанного учета в соответствии с п. 4 статьи 243 Налогового кодекса (НК), согласно которому налогоплательщики обязаны вести учет начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленного ЕСН и налогового вычета по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты по трудовому, гражданско-правовому и (или) авторскому договорам за выполнение работ, оказание услуг.
Форма индивидуальной карточки носит рекомендательный характер. Поэтому по желанию налогоплательщика ее можно изменять, добавлять или объединять какие-либо графы. В данной статье мы расскажем, что представляет собой индивидуальная карточка, разъясним ее структуру и основные правила заполнения.
В связи с наличием особенностей исчисления и уплаты ЕСН и страховых взносов на ОПС для налогоплательщиков, использующих специальные налоговые режимы, предусмотрены варианты форм индивидуальных карточек, рекомендуемые для ведения налогоплательщиками в зависимости от применяемых ими режимов налогообложения или их комбинации.
В целях исключения ошибок при заполнении расчетов по авансовым платежам и деклараций по ЕСН и страховым взносам на ОПС на основании данных первичного учета, который ведется по каждому физическому лицу отдельно в индивидуальных карточках, налогоплательщикам также рекомендуется в электронном виде вести сводные индивидуальные карточки по совокупности работников, на основании которых в автоматизированном режиме формировать расчет по авансовым платежам (декларацию) по ЕСН и страховым взносам на ОПС.
Индивидуальные карточки ведутся как при наличии у налогоплательщика права на применение регрессивных ставок налога и тарифов страховых взносов на ОПС, так и при отсутствии этого права. В индивидуальных и сводных карточках рекомендуется все показатели отражать в рублях и копейках, и во избежание возникновения разницы между значениями показателей, исчисленных по индивидуальным карточкам и отраженных в расчетах по авансовым платежам (декларациях), значения показателей рекомендуется отражать цифрами, имеющими несколько знаков после запятой.
Подлежащие уплате суммы налога и взносов (авансовых платежей по налогу и взносам) в федеральный бюджет и внебюджетные фонды, а также иные показатели, исчисленные в рублях и копейках по всем индивидуальным карточкам, открытым на физических лиц, после их суммирования в целом по организации, отражаются налогоплательщиком в сводных карточках. После округления (один раз) по правилам округления до целых рублей показатели из сводных карточек переносятся в соответствующие строки и графы расчетов по авансовым платежам (деклараций) по ЕСН и страховым взносам на ОПС.
Иными словами, округление до целых рублей налоговой базы по ЕСН, налогового вычета, исчисленных сумм налога и взносов (авансовых платежей по налогу и взносам), иных показателей производится не в индивидуальном учете, а после суммирования данных индивидуального учета в целом по налогоплательщику.
В индивидуальных и сводных карточках все показатели отражаются нарастающим итогом с начала года и за каждый календарный месяц налогового (расчетного) периода.
МНС рекомендует: 1. Налогоплательщикам, применяющим общепринятую систему налогообложения, вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) по форме индивидуальной карточки согласно приложению 1.
2. Налогоплательщикам, применяющим только специальные налоговые режимы, вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на ОПС по форме индивидуальной карточки согласно приложению 2 (при этом заполняется только раздел 2 формы).
3. Налогоплательщикам, применяющим специальные налоговые режимы и одновременно осуществляющим виды деятельности, облагаемые по общепринятой системе, вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) в индивидуальных карточках согласно приложениям 1, 2. При этом в приложении 2 заполнению подлежат все разделы.
Формы индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) – приложения 1, 1.1, 2, 2.1 - смотрите во вложенных файлах:
Общими требованиями к порядку заполнения индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) являются следующие.
В поле «Сведения о работнике - получателе дохода» указываются: - «Ф.И.О.» - фамилия, имя, отчество работника полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность (в случае двойной фамилии слова пишутся через дефис); - «ИНН» (при наличии) – идентификационный номер налогоплательщика – в точном соответствии с записью в Свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ; - «Страховой номер» - указывается страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования; - «Гражданство» - гражданство работника; - «паспорт (либо иной документ, удостоверяющий личность), серия, номер, кем и когда выдан» - реквизиты паспорта (либо иного документа, удостоверяющего личность) работника; - «Пол» - пол работника; - «Дата рождения» - число, месяц, год рождения работника в соответствии с записью в паспорте (либо ином документе, удостоверяющем личность). Если документ, удостоверяющий личность, не содержит сведений о дате рождения, то дата рождения заполняется на основании Свидетельства о рождении или другого документа, содержащего такие сведения; - «Адрес места жительства» - полный адрес места жительства работника на основании записи в паспорте (либо ином документе, удостоверяющем личность), с указанием почтового индекса, района, города (населенного пункта), улицы (проспекта, переулка и т.д.), номера дома (владения), номера корпуса (строения), номера квартиры; - «Должность» - должность работника; - «Вид договора», N договора.
Если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления налоговой базы, сумм ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) нарастающим итогом с начала года налогоплательщик может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу. Тогда в индивидуальной карточке в поле «N договора» через запятую указываются номера трудовых (гражданско-правовых, авторских) договоров, заключенных с работником в текущем налоговом периоде. Заполнению подлежат строки, относящиеся к месяцам налогового периода, в течение которых физическое лицо было связано с налогоплательщиком трудовым, гражданско-правовым, авторским договором.
В поле «Наличие инвалидности» указывается группа инвалидности (I, II или III группа) работника-инвалида. Справка учреждения медико-социальной экспертизы, подтверждающая факт наличия инвалидности работника, с указанием серии, номера и даты выдачи справки отражаются в поле «Справка: серия, N, дата выдачи». При ведении налогоплательщиками отдельных индивидуальных карточек по страховым взносам на ОПС в данных формах заполнение сведений о наличии инвалидности у застрахованного лица не предусмотрено.
В адресной части сводных карточек указывается, во-первых, наименование налогоплательщика – полностью; во-вторых, ИНН налогоплательщика и код причины постановки на учет (КПП).