Добрый день! Может ли работодатель отказать в оплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. И можно ли оплатить проезд позже, через 2 месяца после использования отпуска

Уважаемая Ирина! В зависимости от того, является ли работодатель федеральной, областной, муниципальной или частной организацией, порядок и условия компенсации работнику расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха регулируются соответственно федеральным, областным законодательством, муниципальными актами (для муниципальных организаций) либо трудовым договором, коллективным договором и локальными актами работодателя (для частных организаций). Установленные перечисленными нормативными актами порядок и условия компенсации работнику расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха могут несколько различаться.

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников федеральных учреждений регулируются Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 (https://www.referent.ru/1/186106).

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников областных учреждений регулируются Порядком предоставления компенсационных выплат лицам, проживающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и работающим в государственных органах Томской области и государственных учреждениях Томской области, утвержденным постановлением Администрации Томской области от 15 июля 2005 г. № 80а.

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников муниципальных учреждениймуниципального образования «Каргасокский район» регулируются Порядком предоставления гарантий и компенсаций для лиц, работающих в муниципальных учреждениях всех типов, учредителем которых является муниципальное образование «Каргасокский район», утвержденным постановлением Администрации Каргасокского района от 27 июня 2012 г. № 115 (http://www.kargasok.ru/acts/post_glava/post_2012/).

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников муниципальных учреждений Каргасокского сельского поселения регулируются Порядком предоставления гарантий и компенсаций для лиц, работающих в муниципальном образовании «Каргасокское сельское поселение», утвержденным постановлением Администрации Каргасокского сельского поселения от 2 июля 2012 г. № 123А.

Перечисленными нормативными актами установлены категории работников и членов их семей, имеющих право на компенсацию расходов, периодичность использования права на компенсацию расходов, виды расходов, подлежащие компенсации, перечень документов, которые работник должен представить для выплаты компенсации, требования к таким документам и срок представления этих документов работодателю, срок выплаты компенсации. Любое нарушение работником перечисленных требований (за исключением условий о сроке выплаты работнику компенсации) является основанием для отказа работодателя в выплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно.

Что касается сроков выплаты работнику компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно, то они установлены следующим образом:

1) для работников федеральных организаций: письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В некоторых случаях работник учреждения обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией (пункты 11 и 12 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).

2) для работников областных организаций: письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 10 рабочих дней до начала отпуска. Компенсация расходов производится исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи. В некоторых случаях работник обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией, осуществившей перевозку (пункт 7 Порядка предоставления компенсационных выплат лицам, проживающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и работающим в государственных органах Томской области и государственных учреждениях Томской области, утвержденного постановлением Администрации Томской области от 15 июля 2005 г. № 80а).

3) для работников муниципальных учреждений муниципального образования «Каргасокский район» и муниципальных учреждений Каргасокского сельского поселения предусмотрены два варианта компенсации стоимости льготного проезда (пункты 2.13 и 2.14 Порядка и условий компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников муниципальных учреждений муниципального образования «Каргасокский район», утвержденного постановлением Администрации Каргасокского района от 27 июня 2012 г. № 115, пункты 2.13 и 2.14 Порядка предоставления гарантий и компенсаций для лиц, работающих в муниципальном образовании «Каргасокское сельское поселение», утвержденного постановлением Администрации Каргасокского сельского поселения от 2 июля 2012 г. № 123А).

В первом случае для получения компенсации работник учреждения в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представляет заявление на компенсацию расходов и отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В некоторых случаях работник обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией. Для этого варианта компенсации расходов нормативными актами, регулирующими порядок и условия компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска, срок выплаты компенсации не установлен. Но в любом случае этот срок не может быть произвольно длительным (более одного месяца с момента подачи работником заявления о компенсации стоимости проезда и всех необходимых документов).

Во втором случае по заявлению работника компенсация расходов может производиться авансом, исходя из примерной стоимости проезда на основании предоставленных работником билетов или других документов не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В некоторых случаях работник обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией, осуществившей перевозку.