Описание функции AutoArchive в Outlook

Ваш Outlook почтовый ящик растет по мере создания элементов таким же образом, как бумаги накапливаются на вашем столе. В мире, основанном на бумаге, иногда можно перетасовка документов и хранение важных, но редко используемых документов. Вы можете отказаться от менее важных документов, таких как газеты и журналы, в зависимости от их возраста.

Вы можете быстро завершить тот же процесс в Outlook 2003 и более поздних версиях. Вы можете вручную передать старые элементы в файл хранения, выбрав Архив в меню File . Или вы можете автоматически переносить старые элементы с помощью функции AutoArchive. Элементы считаются старыми, когда они достигают возраста, который вы указываете. С помощью функции AutoArchive можно удалить или переместить старые элементы. Outlook может архивировать все типы элементов, но он может находить только файлы, хранимые в папке электронной почты, например электронную таблицу Microsoft Excel или документ Microsoft Word, прикрепленный к сообщению электронной почты. Файл, который не хранится в папке электронной почты, нельзя архивировать.

Функция AutoArchive имеет двухшаговую процедуру. Сначала включаем функцию AutoArchive. Во-вторых, для каждой папки, которую требуется архивировать, задаваются свойства для функции AutoArchive.

Если в профиле Exchange несколько учетных записей Outlook, параметр AutoArchive по умолчанию будет применяться к всем учетным записям. Чтобы избежать этого, нанесите параметр AutoArchive на уровне папки.

На уровне папки можно определить элементы, которые будут архивироваться, и как часто они архивироваться. Вы можете автоматически архивировать отдельные папки или настроить параметр AutoArchive по умолчанию для всех папок. Затем настройте параметры AutoArchive для отдельных папок, которые не хотят использовать параметры AutoArchive по умолчанию. Функция AutoArchive запускается автоматически при запуске Outlook. Outlook проверяет свойства AutoArchive каждой папки по дате и перемещает старые элементы в архивный файл. Элементы, которые перемещаются в папку "Удаленные элементы", удаляются.

По умолчанию Outlook несколько папок с включенной функцией AutoArchive. Следующий список — это папки, в которых включена функция AutoArchive, а также период старения каждой папки по умолчанию:

• Папка Calendar (шесть месяцев)
• Папка Задачи (шесть месяцев)
• Папка Журнала (шесть месяцев)
• Папка Отправленные элементы (два месяца)
• Папка "Удаленные элементы" (два месяца)

Папки "Входящие", "Заметки", "Контакты" и "Черновики" не включили функцию AutoArchive автоматически. Нельзя использовать функцию AutoArchive в папке Контакты, так как в папке Контактов нет свойства архива.

По умолчанию функция AutoArchive отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях. Функция AutoArchive включена в Outlook 2003 и Outlook 2007 по умолчанию. Если в 2003 или Outlook 2007 г. функция AutoArch Outlook ive не отключалась и не была отключена до Outlook или более поздних версий, функция AutoArchive остается включенной.

Архивировать элементы можно только в личном файле папок (PST). При экспорте элементов можно экспортировать элементы в различные типы файлов, включая файлы PST и делимитированные текстовые файлы. Существующая структура папки поддерживается в новом архивном файле. Если над архивной папкой находится родительская папка, родительская папка создается в архивном файле. Но элементы, которые находятся в родительской папке, не архивировать. Таким образом, между архивным файлом и почтовым ящиком существует та же структура папок. Папки оставлены на месте после архива, даже если они пусты. Вы можете архивировать только один тип файла, файл PST.

При экспорте элементов исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки.

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

1. Выберите вкладку File и выберите вкладку Параметры в меню File .
2. Выберите вкладку Дополнительно.
3. Выберите autoArchive Параметры.
4. Выберите поле AutoArchive Every check box. Введите номер в поле Дни , чтобы указать, как часто выполняется процесс AutoArchive.
5. Если вы хотите получить уведомление перед архивативной проверкой элементов, выберите поле "Подсказка перед автоархивом".
6. В файле архива по умолчанию введите имя файла для переданных в архив элементов или выберите Просмотр для выбора из списка.
7. Нажмите кнопку ОК два раза.

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

1. В меню Tools выберите Параметры, а затем выберите вкладку Other .
2. Выберите AutoArchive.
3. Выберите для выбора контрольного окна AutoArchive Every , а затем укажите, как часто процесс AutoArchive будет запускаться, введя номер в поле дней .
4. Если вы хотите получить уведомление перед архивативной проверкой элементов, выберите поле "Подсказка перед автоархивом".
5. В файле архива по умолчанию введите имя файла для переданных в архив элементов или выберите Просмотр для выбора из списка.
6. Нажмите кнопку ОК два раза.

Теперь, когда вы включили функцию AutoArchive, необходимо установить свойства AutoArchive для каждой папки.

Файл Outlook data (PST), который вы выбираете в качестве архивного файла по умолчанию, должен располагаться на локальном компьютере. Использование сетевых файлов PST поддерживается только с Outlook 2010 г. и в очень определенных условиях. Дополнительные сведения об ограничениях использования файлов PST по сети см. в материалах Limits to using personal folders (.pst) files over LAN и WAN links.