Как не испортить самому себе презентацию Доклада на Конференции? (Полезные советы для выступающих)

Однако, как показывает практика, не всегда то, что мы о себе думаем, совпадает с тем, что думают о нас другие во время выступления. Этот Доклад для тех, кто хочет посмотреть на себя со стороны и, возможно, найти пути для дальнейшего роста.

1) За 2 месяца до начала Конференции

При выборе темы:

Почитайте аналогичные Доклады прошлых лет. Например, найти их можно с помощью кнопки «искать» в верхнем правом углу портала TREKO.RU. Набрав там слово «Доклад», обнаруживаем, например, такой интересный материал: «Зачем нужны слабые Доклады, статьи, специалисты. [эссе]» Второй вариант - можно зайти в раздел «Статьи» и поискать там. Третий вариант – внизу практически каждой статьи на портале TREKO.RU есть раздел «Литература». Пройдя по кросс-ссылкам, можно обнаружить статьи, связанные с Вашей темой (и, разумеется – ознакомиться с ними).

Зачем это нужно?

1. Чтобы «не изобретать велосипед» - если кто-то уже об этом говорил, посмотреть, что было сказано, дополнить, не повторять заново.

2. Чтобы сослаться в разделе «Литература». Это поможет тем, кто будет впоследствии читать Ваш Доклад, при необходимости не искать все это заново, а просто пройти по ссылкам.

3. Возможно, пока Вы будете искать эту информацию, Вы увидите, чего в ней нет, и сможете это дополнить.

Что ещё помогает?

Если Вы выбрали интересную тему, то за несколько месяцев до Конференции у Вас есть достаточно времени, чтобы провести небольшое исследование. Вы можете сделать это на форумах «Рекламное измерение» http://www.triz-ri.ru/forum , Сообщества менеджеров E-xecutive.ru http://www.e-xecutive.ru и других. В самом тексте Доклада в этом случае хорошим тоном считается поблагодарить тех людей, которые помогали Вам.

Внимательно почитайте рекомендации Оргкомитета о том, как не сделать типовые ошибки (да, люди разные, но ошибки делают одинаковые). Прочитайте правила оформления Докладов. Даже если Вы уже читали их перед прошлой Конференцией, рекомендую делать это каждый раз, т.к. человеку свойственно забывать что-то, и это может оказаться важным. Один литературный редактор рассказывал мне, что пришел в неописуемую ярость, когда ему пришлось поставить 86 точек в конце присланной ему на правку статьи. Вряд ли Вы захотите, чтобы, читая Ваш Доклад, Оргкомитет испытывал схожие эмоции…

Процесс написания Доклада и разработки презентации к нему:

1. Заранее спланируйте то, что собираетесь сказать или показать. Продумайте возможные вопросы и варианты ответов на них, слайды презентации и иллюстрирующие примеры. Можно ли «споткнуться на ровном месте»? Если да – лучше выбросите этот слайд или пример, найдите другой, более «безопасный».

2. Требуются ли для понимания изложенной Вами информации какие-нибудь «фоновые знания»? Если да – то в каком объёме? Например, Докладчик рассказывает про S-образную кривую в маркетинге. Несколько слушателей не понимают, о чем идет речь. Докладчик начинает приводить метафоры, говорит о том, что сотня лошадей не может бежать быстрее, чем скорость отдельной лошади, а автомобиль – может… Те же самые слушатели продолжают не понимать… В конце эти несколько человек выходят с негативным отношением к Докладчику (не к себе же!).

Обычно смысл выступления – в создании положительного отношения к выступающему, обязательно помните об этом! Люди не любят быть глупее других, и, если они чего-то не поняли, то негатив может быть перенесен на выступающего, на организаторов и на все мероприятие в целом.

3. Можно ли отказаться от части материалов выступления без существенного ущерба для общего впечатления? Если да, то какие части Доклада можно свернуть или развернуть? Часто во время выступления Докладчика либо тормозят, и он задерживается на каком-то из слайдов, а потом приходится «комкать» остальные заявленные вопросы, либо (что значительно реже бывает) Докладчик рассказал уже все, а время еще осталось. Между этими двумя крайностями и приходится балансировать. Плохо, когда понятно, что впереди у Докладчика еще 30 слайдов, а времени осталось 3 минуты. Люди чувствуют себя обкраденными, ведь, может быть, на тех самых слайдах было все самое интересное. Планируйте выступление в соответствии с имеющимся для него временем, пусть лучше слайдов будет меньше, но зато не будет ощущения «галопом по Европам». Вы можете включить в текст Доклада больше информации, но когда будете рассказывать – не пытайтесь объять необъятное!

4. Если Вы считаете, что создали «уникальную» методику, в корне отличающуюся от других – поищите этих «других» и обоснуйте с помощью фактов, чем конкретно Ваша методика на самом деле отличается. Помните – участники профессиональных Конференций – люди образованные, читают книги и могут знать о теме Вашего выступления намного больше, чем Вы сами. В отличие от традиционных тренингов и семинаров, на Конференции могут быть люди, по учебникам которых Вы учились…

2) За неделю до Конференции

1. Вышлите презентацию для проверки того, «встала» ли она на компьютер Организаторов или нет. В этом случае Вы сможете заблаговременно принять меры по исправлению ситуации в случае необходимости. Хуже будет, если Вы понадеялись на презентацию, а она по каким-то причинам «не идет».

2. Прорепетируйте и прохронометрируйте выступление.

3. Пользуясь презентацией в Power Point, помните, что она может как помочь, так и навредить.

Прочитайте любую хорошую книгу по презентациям в Power Point – и Вы найдете как минимум несколько моментов, казалось бы, не очень важных, но которые можно улучшить. Перелиставайте эту книгу за неделю до выступления и за день до него.

3) Во время Конференции

1. Не пытайтесь рассказать всё, что Вы можете и знаете по данной теме! Помните, что лучше «недокормить» слушателей, чем «перекормить».

2. Регламент Конференции жесткий, и не надо злоупотреблять терпением Организаторов! Однажды я видела, как одна женщина «отвоевала» себе 5 минут дополнительного времени, раздавая «халяву» - диски, книги и т.д. несмотря на протесты Организаторов. Смотрится это крайне нехорошо и некультурно.

3. Не «застревайте» на второстепенных деталях. Бывает так, что, зависнув на первых пунктах, Докладчик вводит аудиторию в замешательство – как то, что они услышали, относится к теме Доклада? Тема Доклада не раскрыта, и виноваты в этом не те, кто задавал вопросы, уводящие в сторону, а выступающий. Всегда можно сказать: «Об этом я расскажу чуть позже», «Давайте мы это обсудим с Вами лично на перерыве» и т.д. Не спрашивайте аудиторию: «Кому еще здесь эта тема интересна» - этот вопрос не ведет к сворачиванию беседы не по теме. Всегда найдутся из чувства противоречия (или солидарности) несколько человек, которые с готовностью уведут вас в сторону от темы.

4. Если вместе с Вами выступает один или более со-Докладчиков – заранее договоритесь о том, что именно они будут делать, пока Вы говорите.

Недопустимо, чтобы со-Докладчики:

- Перебивали Вас (и друг друга), особенно начиная со слова «Нет…!»

- Сидели, всем телом и лицом выражая скуку и другие негативные эмоции – ведь если «свой» так относится к Докладу, как тогда должны относиться к этой информации «чужие»?

- Отвлекали внимание от Докладчика на себя – с шумом перебирали предметы, бегали с видеокамерой перед участниками, загораживая им обзор, обсуждали что-то с соседом и т.д.

5. Не пытайтесь говорить слишком быстро! Лучше мысленно сократить текст в 2-3 раза (желательно еще до выступления), чем тараторить, чтобы успеть уложиться в отведенное время. Скорость мышления у всех разная. Дикция тоже может быть разной. В восприятие информации на слух свой отрицательный вклад вносят звуковые помехи (шум в зале, за окном, в микрофонах и т.д.). Поэтому, если Вы говорите на скорости, некомфортной для слушателя, ему приходится сильно напрягаться. Через некоторое время люди устают. У них портится самочувствие и настроение.

6. Время от времени делайте паузы… Это дает аудитории возможность хоть чуть-чуть подумать о том, что Вы сказали.

7. Помните, что краткость – сестра таланта. Используйте стрелочки, диаграммы, картинки, чтобы визуально иллюстрировать свою мысль. С помощью рисунка иногда можно мгновенно выразить то, что словами придется описывать минут 5. Рисуйте экспромтом, но лучше его заранее подготовить!

8. Видеофрагменты – это полезный тренерский инструмент, но в презентациях короче 1 часа их лучше вообще не использовать. Для правильного восприятия видеофрагмента из кинофильма надо сначала объяснить, зачем Вы собираетесь его показать и куда нужно смотреть, что увидеть. Затем надо показать сам видеофрагмент. Обычно это занимает от 2 до 5 минут. Потом надо объяснить людям, что это было, увидели ли они то, что должны были увидеть и т.д. Таким образом, показ одного видеофрагмента занимает от 6 до 15 минут. В случае 15-минутного Доклада видеофрагмент «съедает» Доклад целиком. Исключение могут составлять редкие авторские (не из фильмов) материалы от 10 секунд до 1 минуты, иллюстрирующие основную идею Доклада.

9. Дружеская беседа «ни о чём» и деловая презентация – это разные жанры! Желательно их не смешивать. В презентации должны быть не только эмоции, но и «сухой остаток». Помните – время участников Конференции стоит дорого!

10. Соизмеряйте время выступления и количество информации, содержащейся в нем. Лучше сказать чуть меньше, но так, чтобы аудитория поняла структуру и содержание выступления, чем скомкать весь Доклад. При попытках рассказать слишком широкую тему за слишком короткий промежуток времени тема становится банальностью. Например: «Управление временем – это хорошо». И что? Лучше научить одному короткому, но эффективному и не вычитанному из книг приему, чем рассказать в сотый раз о том, что итак давно известно до Вас.

11. Обращайте внимание на то, что уже сказали предыдущие Докладчики. Вы можете как-то использовать их слова. Или эти слова могут как-либо повлиять на то, как слушатели воспримут ваше выступление. Если, предположим, один человек привел статистику по городу Тюмень, из которой следует, что Ваша великая и могучая (по вашему утверждению) компания, никому не известна на рынке Тюмени – либо как-то прокомментируйте этот факт, либо внесите коррективы в описание своей компании, например («широко известная в узких кругах города «N»»). Помните – у слушателей Вашего Доклада будет достаточно свободного времени после Вашего выступления, чтобы проверить сказанную Вами информацию.

Типовая ошибка – ссылаясь на нехватку времени, являться только на свой Доклад, не слыша предыдущих выступлений. Как правило, это не позволяет сделать Доклад качественным.

По возможности старайтесь располагаться слева от слайдов (так идет взгляд Слушателей – слева – направо).

1. Задавание вопросов аудитории – это хороший ораторский прием. Однако выступающий обязан абсолютно точно знать, какой ответ на свой вопрос он хочет получить. И ещё – зачем он задал аудитории этот вопрос. Если аудитория не может ответить на вопрос – люди могут начать испытывать негативные эмоции по отношению к выступающему. Поэтому если Вы сами задаете вопросы – то задавайте только такие вопросы, на которые Вы быстро получите от аудитории правильные с Вашей точки зрения ответы, помогающие лучше раскрыть содержание Доклада.

2. Отвечая на вопросы из зала:

- Не спешите, у Вас есть достаточно времени. Сконцентрируйтесь

- Глубже понять тему выступления

- Показать другим «какой я умный» и поднять свою самооценку

- Просите подойти лично к Вам на перерыве

- Благодарите за хороший вопрос

- Ссылаетесь на то, что вопрос уводит обсуждение в сторону от Вашего выступления и предлагаете вернуться к теме

- Шутите (важно, чтобы шутка была не обидной)

В некоторых случаях человек поймет, что он просто перенес на Вас негативный опыт общения с другими людьми (например, со сложными участниками на тренингах) и решил посмотреть, а как Вы выкрутитесь из той ситуации, из которой ему выкрутиться не удалось

Если человек не понял метафору о том, что сто лошадей бегут со скоростью одной лошади и не бегут со скоростью спортивного автомобиля, вряд ли он поймет другие подобные метафоры, скорее всего, ему стоит развивать образное мышление, а за 15 минут Вашего Доклада сделать это Вам не удастся. Лучше аккуратно сверните тему и идите дальше, в следующие слайды

3. В кулуарах после выступления:

Постарайтесь встретиться с теми, кто хотел задать Вам вопрос во время выступления, но не смог.

Поговорите с наиболее критически настроенными Слушателями, молча (не перебивая) выслушайте обратную связь, по возможности не пытайтесь оправдываться.

Спросите мнение Организаторов Конференции о Вашем Докладе. Постарайтесь, чтобы это мнение было не из позиций вежливости, а из позиций искренности – только так Вы сможете в будущем улучшить качество Вашего Доклада.

5) Через неделю после выступления

Запросите мнения о Докладе у авторитетных коллег. Зачем?

1. Это может пригодиться Вам – Вы используете эти отзывы где-нибудь.

2. Обратная связь, как никакой другой инструмент, помогает замечать свои ошибки и совершенствовать свой стиль.

3. Возможно, коллеги знают что-то, чего не знаете Вы, таким образом Ваши знания обогатятся и расширятся. Ведь большинство людей делают Доклады на те темы, которые им интересны и актуальны, значит, Вы получите пользу, узнав больше об изложенной Вами теме.

Выводы и рекомендации

Максимальную пользу из этих рекомендаций можно получить если пользоваться ими, как чек-листом перед подготовкой к серьезным выступлениям. Проверьте, не совершаете ли Вы каких-то из описанных выше ошибок (или своих собственных). Примите меры, чтобы подготовиться к возможным «неожиданностям». Каждый раз вносите в эти рекомендации свои правки, дополнения. Иногда очередное выступление приносит новый опыт – казалось бы, все уже давно было известно, однако люди раз за разом совершают одни и те же ошибки. Если эти рекомендации для Вас – вчерашний день, значит, пора писать upgrade.

Выбирайте интересную, небанальную, но узкую тему. Уделите ее проработке достаточное количество времени (зависит от темы и степени Вашего владения ей) – см. список возможных тем Докладов.